Parce que cela demande du temps et quelques efforts, nombre de collectionneurs négligent d’étiqueter correctement leurs minéraux. Peu d’amateurs savent en effet précisément combien de pièces ils possèdent.

L’étiquetage ne paraît pas essentiel tant qu’on est capable de retenir le nom et l’origine de toutes les pièces ; jusqu’à ce que le nombre ne le permette plus. Réaliser l’inventaire d’une grande collection apparaît alors comme une charge de travail excessive. Par manque de temps, il n’est jamais entrepris et des informations se perdent. Il faut donc l’anticiper. En cas de succession, de sinistre ou de mémoire défaillante, un inventaire complet et précis se révèle d’un grand secours.

Seul, un étiquetage ne suffit pas car, à chaque déménagement, les étiquettes risquent de se mélanger ou de s’égarer. Certains collectionneurs séparent d’ailleurs volontairement les étiquettes des échantillons pour ne pas enlaidir leurs vitrines. A terme, ceci posera des problèmes d’identification pour la succession ou, qui sait, pour soi-même si la mémoire vient à faire défaut. Une manière convenable de référencer ses minéraux consiste à attribuer un code à chaque pièce et de l’appliquer à l’aide d’une pâte collante non grasse sur une partie non exposée de l’échantillon (inscription non effaçable !). Le nom et l’origine des pièces est ensuite reporté dans un registre sous forme de liste, ou mieux, sous forme de fiches descriptives. Chaque fiche peut préciser la date et le mode d’acquisition, les dimensions de la pièce, la paragenèse, le nom du précédent propriétaire ou du vendeur s’il présente un intérêt, et idéalement une photographie. Une mention particulière doit permettre de reconnaître les minéraux dont la nature a été déterminée par analyse, en précisant évidemment le lieu et le mode d’analyse utilisé.

Un registre informatisé peut remplacer un étiquetage mais les données doivent être conservées sur au moins deux supports différents, dont un support identifiable par un tiers et accessible sans code (clé USB annotée). Ils doivent pouvoir être retrouvés facilement par un tiers en cas de malheur. L’idéal serait de combiner un registre sur papier et un catalogue sur ordinateur.